ИТ в Ульяновске: Главная > Статьи > Бухгалтерский учет - инструмент финансового управления

Н.Г.Ярушкина, Т. А. Меркулова, А.М. Наместников
Ульяновский государственный технический университет,
зав. каф. Информационные системы,
тел. (007)-(8422)-(43-90-88)
e-mail: [email protected]

Кто поедет от столба сего прямо, тот будет голоден и холоден, поедет в правую сторону, тот будет здрав и жив, а конь его будет мертв, а кто поедет в левую сторону, то сам будет убит, а конь его жив и здрав останется.

Русская народная сказка.

Основная обязанность руководителя предприятия - принятие решений.

Проблемы современного руководителя требуют постоянного принятия решений, причем, от некоторых из них зависит успех предприятия в ближайшей и долгосрочной перспективе. Важнейшая компонента - это опыт и интуиция руководителя. Но никакой опыт и интуиция не могут помочь, если для принятия решений недостаточно информации. В науке это называется информационной поддержкой принятия решений. Какие источники информации имеются у современного руководителя предприятий для экономического выбора? Источник должен быть основан на измерении реальных деловых процессов на предприятии, на измерении реальных издержек, денежных потоков. Каждый руководитель в острой ситуации выбора дорого бы дал за объективную информацию, но на практике большинство из них пренебрегают единственным возможным измерителем экономических процессов - бухгалтерским учетом.

Он любил и страдал. Любил деньги и страдал от их недостатка.

Илья Ильф. Евгений Петров.

Бухгалтерский учет - не форма отчетности, а измеритель деловых процессов.

Бухгалтерский учет рассматривается большинством руководителей, как форма отчетности перед налоговыми органами, но не как инструмент управления. Если говорить откровенно, то причина кроется в том, что для того чтобы Sчитать" бухгалтерские документы, например, балансы предприятия нужна не сложная, но специальная подготовка. Кроме того российский бухгалтерский учет усложнен введением большого количества контролирующих счетов. Справедливы ли возражения, что на предприятии есть главный бухгалтер и пусть он занимается учетом. Руководитель не занимается учетом сам, но должен знать учет и отчетность досконально, чтобы не подставить главного бухгалтера и все предприятие под огонь налоговой шрапнели и арбитражных пушек. Недаром и изобретен современный метод ведения бухгалтерии был 600 лет назад не королями для взимания налогов, а хитрыми и удачливыми ганзейскими купцами для ведения собственных дел, то есть как инструмент управления.

Я подготовлю себя и мой счастливый шанс придет ко мне.

Авраам Линкольн. Президент США.

Руководитель предприятия посредством учета в любой момент знает, чем он располагает и чем управляет

Рассмотрим бухгалтерский баланс на самом общем уровне, на уровне разделов бухгалтерского баланса. Разделы плана счетов следующие:
Раздел 1. Основные средства и другие долгосрочные активы.
Раздел 2. Производственные запасы.
Раздел 3. Затраты на производство.
Раздел 4. Готовая продукция, товары и реализация.
Раздел 5. Денежные средства.
Раздел 6. Расчеты.
Раздел 7. Финансовые результаты и использование прибыли.
Раздел 8. Фонды и резервы.
Раздел 9. Кредиты и финансирование.
Забалансовые счета.

Что имеется у предприятия? Безусловно, основные средства, без которых не осуществить ни производства, ни торговли. Для сбалансированного размещения средств фирме нужны и нематериальные активы, к которым относятся различного рода права. Все долгосрочные вложения средств сосредоточены в разделе 1. С помощью данных раздела 2 становится понятно, сколько у фирмы накоплено запасов, каких именно, на какой срок их хватит. В учете производственных издержек основного и вспомогательного производств, общехозяйственных затрат помогает информация раздела 3. Итак, продукция готова. Все процессы, связанные с движением готовой или приобретенной продукции отражаются в разделе 4. В условиях рынка работают деньги. Как прошел рабочий день - с прибылью или убытками? Где деньги? Ответ на вопрос начинается в разделе 5, продолжается данными раздела 6 и завершается разделом 7. Материалы раздела 5 подскажут руководителю состояние дел с наличностью в кассе, со средствами на рублевом и валютном qwer`u в банках, какие денежные документы находятся в пути. Раздел 6 представляет собой целую палитру расчетов: с поставщиками и подрядчиками, с заказчиками и покупателями, со своими работниками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с дебиторами и кредиторами. Просматривая раздел 7, руководитель трепетно ждет, какова же разница между суммой реализации и издержками производства - ведь это и есть манящий к себе финансовый результат. Из информации раздела 7 становится ясно, сколь эффективной была работа. В результате может быть получена прибыль, а может быть и убыток. Если хозяйственная деятельность завершилась получением прибыли, то после уплаты всех налогов и других обязательств оставшуюся чистую прибыль необходимо использовать по усмотрению собственников предприятия. Использование прибыли показывается в разделе 8. Если получен убыток, все равно придется внимательно изучить раздел 8. В нем имеются резервы и специальные фонды, позволяющие поддержать предприятие в трудную минуту. В этом разделе отражено финансовое лицо фирмы - ее уставной капитал. Есть ли у предприятия заемные средства? Если да, то на какой срок и от кого они получены? Все сведения по краткосрочным ссудам и долгосрочным кредитам содержатся в разделе 9. При возникновении необходимости разобраться в составе основных средств, товаров, принятых на хранение или на комиссию, надо изучать информацию, находящуюся на забалансовых счетах. Приведенный общий разбор разделов баланса, показывает, как важно уметь "читать" бухгалтерский баланс. Среди технических специалистов мало уважают работников, не умеющих "читать" схемы или чертежи. Бухгалтерские документы - это схемы Вашего бизнеса.

Деньги не в сейфах - они в базах данных.

Девиз серии выпусков газеты Financial Times.

Оперативный бухгалтерский учет возможен только на основе информационных технологий.

Однако своевременный и оперативный бухгалтерский учет предприятия возможен только на основе современных информационных технологий. На рынке имеется значительное количество информационных бухгалтерских систем. Но часто на предприятии даже самая совершенная информационная система построена исключительно как средство автоматизации труда работников бухгалтерии, а не как средство управления экономикой. Необходимо помнить, что построение информационной бухгалтерской системы необходимо рассматривать как внутреннюю инвестицию и искать ответ на вопрос, как повысить эффективность деятельности. Разумеется, не за счет сокращения числа бухгалтеров, но за счет обеспечения информационной поддержки принятия решений руководителем. Автоматизированное рабочее место руководителя - это хорошая завершающая точка в hmtnpl`rhg`vhh предприятия. Такое рабочее место превращает компьютер на столе руководителя из предмета представительского класса в инструмент. Кстати при современных условиях, такое место может быть организовано настолько просто, что может быть воплощением мечты - "узнавать все" по нажатию одной кнопки. Кроме того, сама возможность того, что кнопка может быть нажата руководителем - лучшая гарантия своевременного и аккуратного ведения всех баз данных.

Лучше целить в совершенство и промахнуться, чем целить в несовершенство и попасть.

Т. Дж. Уотсон старший, первый президент компании IBM.

Информационная экономическая система должна охватывать все стороны деятельности предприятия.

Информационная экономическая система на современном предприятии должна быть полной и включать в себя кроме полного бухгалтерского учета электронный документооборот, юридические информационные системы, выход в глобальную сеть Internet. Информационная экономическая система должна быть масштабируема, то есть развиваться параллельно с развитием бизнеса. Клиент- серверные компьютерные технологии обеспечивают такое качество.

Кадры решают все.

Лозунг из истории России 20- го века.

Часто высокие технологии приходят на предприятия только с новым поколением профессионалов.

Знаний только компьютерных технологий недостаточно для построения информационной экономической системы предприятия, так же как и знания только основ экономики предприятия. Стык экономики и информатики - это новая профессия, которая недоступна выпускникам педагогических, классических университетов и сельхозакадемий, даже если они когда то в жизни написали и отладили одну программу лично и производят впечатление опытных начальников отдела автоматизации. Специальность "Информационные системы в экономике" открыта в Ульяновском государственном техническом университете в 1994 году и в 1999 году состоится первый выпуск. Кафедра "Информационные системы" работает не только со студентами дневной формы обучения, но и ускоренной, которой обычно пользуются специалисты предприятий.

Мы знаем, как надо

Профессиональный девиз НВЦ "Политех"

Опыт автоматизации крупных и средних предприятий г. Ульяновска.

1C - это только для маленькой бухгалтерии, а у нас большое предприятие.

(Давно устаревшая истина)

Опыт автоматизации промышленных предприятий

Особенности ведения бухгалтерского учета на промышленных предприятиях порождают большие изменения в типовой конфигурации. Рассмотрим эти особенности по основным подсистемам, так как они характерны для любого промышленного предприятия.

Ввод начальных остатков. До внедрения данной задачи на предприятиях часто действует автоматизированная система бухгалтерского учета, построенная на хранении данных в dbf- форматах. Из этой системы в Комплексную конфигурацию нужно перенесены справочники подотчетных лиц, материалов, основных средств, подразделений, складов, а также начальные остатки по материалам и основным средствам (балансовая стоимость и накопленный износ). Остальные справочники и остатки вводятся в систему вручную.

Учет движения материалов. Типовая конфигурация данного релиза настроена на списание материалов методом "по- среднему". Для многих предприятий характерен "LIFO". Исключение составили горюче-смазочные материалы - для них оставлен метод списания "по-среднему". Следствием этого явилась необходимость разработки специализированных материальных отчетов - для отражения партионного учета движения материалов на предприятии. Кроме того, при списании иногда необходимо дать возможность пользователю выбрать списываемую партию из списка несписанных партий. Для обеспечения такой возможности был разработан дополнительный документ "списание по выбору партии".

Учет основных средств. Большая часть основных средств (ОС) на предприятиях находится в аренде (долгосрочной или краткосрочной). Ежемесячная первичная документация, представляемая бухгалтеру об арендованных ОС, представляла собой список ОС, находящихся в данном месяце в аренде. Поэтому в начале каждого месяца с помощью документа "Снятие с аренды" автоматически снимались с аренды все находящиеся в ней ОС. Затем с помощью документа "Передача в аренду" в соответствии с первичным документом осуществлялась массовая передача в аренду ОС.
Кроме того, на предприятии существует практика передачи части ОС в аренду ( здания, сооружения). В этом случае переданная часть ОС автоматически выделяется в отдельный объект учета со своей балансовой стоимостью и накопленным износом. Этому объекту присваивается свой инвентарный номер, сохраняющий связь объекта с остальной частью ОС. Все peck`lemrm{e процедуры с ОС выполняются отдельно от остальной части ОС. Каждое ОС может иметь произвольное число таких "отделяемых" объектов. После снятия с аренды объект вновь объединяется с остальной частью ОС и как самостоятельный объект уничтожается.
В виду того, что основная часть эксплуатируемого оборудования на предприятии загружена не полностью, и степень загрузки с течением времени может меняться, для расчета амортизации используются понижающие коэффициенты. Эти коэффициенты назначаются ежемесячно подразделениям, на которых эксплуатируется оборудование. Для учета итогов движения ОС за период и учета рассчитанной амортизации разработан список отчетов, отражающих практику ведения подобной отчетности на предприятии.

Учет ГСМ. Необходимость разработки данной подсистемы обусловлена, во-первых, тем, что правило списания ГСМ отличается от правила списания прочих материалов. Кроме того, аналитический учет движения ГСМ не обеспечивается числом субконто на счете 10 (дополнительно ведется аналитический учет расхода ГСМ по машинам, водителям). Такой дополнительный аналитический учет реализован на регистрах. Наконец, водителю предоставляется возможность приобретения ГСМ на АЗС. В этом случае учет движения ГСМ на складах предприятия и АЗС ведется отдельно. При обработке путевых листов в системе представлена возможность формирования дополнительных проводок в части учета оказанных внутренних услуг (услуги по использованию транспортных средств подразделениям предприятия) и внешних услуг (услуги контрагентам). В последнем случае на основе введенного документа "Путевой лист" формируется счет- фактура.

Учет процесса производства и реализации. На многих предприятиях принят позаказный метод учета затрат на производство. Номенклатурный состав заказа и нормативная стоимость каждой единицы заказа хранятся в справочнике "Состав заказа", подчиненном справочнику "Номенклатура".
В виду того, что изготовление единиц заказа происходит не одномоментно, при передаче готовой продукции на склад фактическая себестоимость единиц заказа неизвестна. Поэтому передача на склад готовой продукции происходит по нормативной себестоимости. После изготовления всех единиц заказа происходит расчет фактической себестоимости всего заказа и всех его комплектующих (пропорционально нормативной себестоимости), после чего вводятся отклонения в стоимости, доводящие себестоимость единиц заказа до фактической. Если реализация продукции произошла до расчета фактической себестоимости, списание со счета учета готовой продукции происходит по нормативной себестоимости. После нахождения фактических затрат отклонение списывается на счет продаж.
Особенностью учета коммерческих расходов на предприятии является то, что их распределение происходит не среди реализованной за период продукции, а среди изготовленной opndsjvhh за данный период. Кроме того, в качестве расчетной базы распределения выступают нормативы коммерческих затрат.

Кроме описанных выше подсистем, в задаче разработаны (или доработаны с учетом требований предприятия) следующие подсистемы:

1. Учет ценных бумаг.
2. Расчет книги покупок и книги продаж.
3. Учет кассовых операций.
4. Учет полученных и оказываемых услуг.
5. Учет взаиморасчетов с контрагентами

Описанная конфигурация была разработана НВЦ "Политех" при выполнении договора об автоматизации бухгалтерского учета на ОАО Ульяновский завод тяжелых и уникальных станков в среде 1С:Предприятие, который был заключен и в октябре 2001 года, продолжался до конца 2002 года и был успешно выполнен. Разработка велась в Комплексной конфигурации, релиз 7.70.302..

Для бюджетных организаций лучше Парус

(Недавно устаревшая истина)

Опыт автоматизации бюджетной организации

В 1997 году на базе Комплексной конфигурации, релиз 2.0, в систему автоматизации управленческого учета Ульяновского государственного технического университета (УлГТУ)была внедрена подсистема бухгалтерского учета. Необходимость изменения плана счетов на бюджетную форму привела к необходимости изменения практически всех используемых в конфигурации документов, отчетов, а также разработки новых элементов конфигурации. В 2002 году был осуществлен переход на специализированную конфигурацию системы "1С:Предприятие", построенную на бюджетном плане счетов. В эту систему был выполнен перенос справочников и остатков на начало 2002 года. В последствии, данная конфигурация не подвергалась существенным изменениям в УлГТУ, что обеспечивает возможность регулярного ее обновления на основе новых релизов, поставляемых фирмой 1С.
В 2001 году на базе пустой конфигурации были разработаны и внедрены подсистемы " Внебюджет" и "Стипендия". Эти подсистемы разработаны на основе единой информационной базы, основу которой составляет справочник студентов.
С начала 2003 года был осуществлен переход подсистемы расчета заработной платы на платформу 1С. За основу взята конфигурация "Зарплата+Кадры", релиз 7.70.222. Эта конфигурация ориентирована на расчет заработной платы на бюджетных предприятиях. Из прежней задачи в данную конфигурацию были перенесены не только справочные данные, но и документы, связанные с назначением долговременных доплат и удержаний, а также все данные расчета заработной платы за 2002 год. Последний перенос обусловлен, во-первых, необходимостью правильного начисления отпускных, больничных, требующих в качестве расчетной базы данные о заработной плате работников за несколько предыдущих oephndnb, а во-вторых, намерением расчета налоговых справок за 2002 год в среде 1С. УлГТУ поддерживает при расчете заработной платы около 500 различных видов расчетов. Виды расчетов в силу правил их хранения в конфигурации не подвергаются автоматической конвертации из прежней задачи. Поэтому их пришлось в конфигурацию вводить вручную. Предприятие использует несколько различных видов расчетов, формирующих сумму основного дохода сотрудника "По окладу". Различие обусловлено различным статусом сотрудника (основной, внутренний совместитель, внешний совместитель, штатный сотрудник, взятый по договору). Типовая конфигурация поддерживает только один вид расчета "По окладу", назначаемый работнику автоматически. Поэтому в задаче каждому подразделению назначается собственный вид расчета из группы "По окладу". Все работники получают автоматически основной вид расчета своего подразделения. Понятие "межрасчеты" на предприятии значительно шире, чем позволяет типовая конфигурация. В рамках межрасчетов сотрудникам может быть начислен и выплачен любой вид расчета, включая основной. Эта возможность предоставлена использованием документа "межрасчетная выплата", формирующая выплату по начисленным видам расчетам с учетом стандартных удержаний. Типовая конфигурация поддерживает индивидуальный ввод отпускных. В период массового ухода в отпуска сотрудников такой ввод неудобен. В задаче реализован пакетный ввод отпускных. Данные о времени и числе дней отпуска вводятся в документы пакетного ввода по мере получения соответствующих приказов, следовательно, разнесены во времени. Однако эти документы проводятся только в том периоде, в котором необходимо начислить сумму отпускных. Проведение документа вызывает генерацию индивидуальных документов расчета отпускных. Кроме того, при желании, в среде данного документа можно заказать полный расчет списка сотрудников, расположенных в табличной части данного документа с полной выплатой заработной платы за период, либо выплатой только отпускных. В задаче реализована возможность выплаты компенсации за неиспользованный отпуск совместителям. По результатам расчета заработной платы за период задача формирует ряд дополнительных форм отчетности, принятых в УлГТУ.

Для торговли нужно использовать БЭСТ

(Опровергаемая конфигурацией 1С:Предприятие 7.7. "Бухгалтерия+ Торговля+Склад+Зарплата+Кадры" истина)

Исходными данными для внедрения автоматизированной системы бухгалтерского и торгового учета на платформе 1С:Предприятие 7.7. в ФОРТ "Хлебторг" были:

Цены в Украине: принтеры, сканеры, Flash память, материнские платы